materi perencanaan

Pengertian Perencanaan

Dalam ilmu menejemen menjelaskan bahwa salah satu fungsi pokok manajemen adalah perencanaan, dimana dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok manajemen terdiri dari perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan evaluasi. Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.

Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut: Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.

Definisi perencanaan tersebut menjelaskan bahwa perencanaan merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Definisi perencanaan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa perencanaan menggunakan beberapa aspek yakni :

1. Penentuan tujuan yang akan dicapai.
2. Memilih dan menentukan cara yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternatif yang dipilih.
3. Usaha-usaha atau langkah-langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan atas dasar alternative      yang dipilih.

Selain aspek tersebut, perencanaan juga mempunyai manfaat bagi perusahaan sebagai berikut:

1. Dengan adanya perencanaan, maka pelaksanaan kegiatan dapat diusahakan   dengan efektif dan efisien.
2. Dapat mengatakan bahwa tujuan yang telah ditetapkan tersebut, dapat dicapai dan dapat dilakukan koreksi atas penyimpangan-penyimpangan yang timbul seawal mungkin.
3. Dapat mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul dengan mengatasi hambatan dan ancaman.
4. Dapat menghindari adanya kegiatan pertumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.

Fungsi Perencanaan

Fungsi perencanaan pada dasarnya adalah suatu proses pengambilan keputusan sehubungan dengan hasil yang diinginkan, dengan penggunaan sumber daya dan pembentukan suatu sistem komunikasi yang memungkinkan pelaporan dan pengendalian hasil akhir serta perbandingan hasil-hasil tersebut dengan rencana yang di buat.

Banyak kegunaan dari pembuatan perencanaan yakni terciptanya efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kegiatan perusahaan, dapat melakukan koreksi atas penyimpangan sedini mungkin, mengidentifikasi hambatan-hambatan yang timbul menghindari kegiatan, pertumbuhan dan perubahan yang tidak terarah dan terkontrol.

Perencanaan dapat di pandang sebagai suatu proses penentuan dan penyusunan rencana dan program-program kegiatan yang akan di lakukan pada masa yang akan datangsecara terpadu dan sistematis berdasarkan landasan ,prinsip-prinsip dasardan data atau informasi yang terkait serta menggunakan sumber-sumber daya lainnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah di tetapkan sebelumnya.

Rencana tersebut hendaknya memiliki sifat-sifat sbb

1. Harus jelas

Kejelasan ini harus terlihat pada tujuan dan sasaran yang hendak di capai, jenis dan bentuk, tindakan (kegiatan) yang akan di laksanakan, siapa pelaksananya, prosedur, metode dan teknis pelaksananya, bahan dan peralatan yang di perlukan serta waktu dan tempat pelaksanaan

2. Harus realistis

Hal ini mengandung arti bahwa ;

a. rumusan, tujuan serta target harus mengandung harapan yang memungkinkan dapat di capai baik yang menyangkut aspek kuantitatif maupun kualitatifnya. Untuk itu harapan tersebut harus di susun berdasarkan kondisi dan kemampuan yang di miliki oleh sumberdaya yang ada.

b. jenis dan bentuk kegiatan harus relevan dengan tujuan dan target yang hendak di capai.

c. prosedur, metode dan teknis pelaksanaan harus relevan dengan tujuan yangnhendak di capai serta harus memungkinkan kegiatan yang telah di pilih dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

d. Sumberdaya manusia yang akan melaksanakan kegiatan tersebut harus memiliki kemampuan dan motivasi serta aspek pribadi lainnya yang memungkinkan terlaksananya tugas dan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya .

3. Rencana harus terpadu

a. rencana harus memperlihatkan unsur-unsurnya baik yang bersifat insani maupun non insani sebagai komponen-komponen yang bergantung satu sama sama lain., berinteraksi dan bergerak bersama secara sinkron kearah tercapainya tujuan dan target yang telah di tetapkan sebelumnya.

b. rencana harus memiliki tata urut yang teratur dan di susun berdasarkan skala prioritas.

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a.       Barang habis pakai

   Kegiatan perencanaan barang habis pakai:

1.      Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

2.      Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

3.      Menyusun rencana pengadaan barang

b.       Barang tak habis pakai

1.      Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada

2.      Memperkirakan biaya perlengkapan

3.      Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia

4.      Menyusun rencana pengadaan tahunan

c.       Barang tidak bergerak

1.      Tanah

Perencanaan tanah sebagai berikut;

a.       Menyusun rencana pengadaan tanah

b.      Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

c.       Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

d.      Mengadakan survei harga dilokasi

e.       Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey

2.      Bangunan

Perencanaan bangunan meliputi:

a.       Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

b.      Mengadakan perhitungan luas bangunan

c.       Menyusun rencana anggaran biaya

d.      Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas

 

Pentingnya Suatu Perencanaan

Perencanaan sangat penting dan perlu untuk setiap usaha mencapai tujuan. Alasan ini didasarkan pada suatu pandangan bahwa kondisi masa depan tidaklah pasti. Lingkungan yang berubah begitu cepat menuntut siapa pun baik perseorangan maupun lembaga untuk selalu membuat rencana. Tanpa membuat perencanaan, organisasi akan kehilangan arah dan sulit untuk mengantisipasi ancaman perubahan lingkungan.

Banyak faktor yang mempengaruhi pentingnya pembuatan suatu perencanaan antara lain; perubahan ekonomi, kemajuan teknologi, perubahan iklim, perubahan selera konsumen, gejolak politik, dan sistem keamanaan yang tidak terjamin memberikan banyak tantangan yang harus dihadapi walaupun penuh dengan resiko. Selain untuk lebih memantapkan arah bagi organisasi dalam mencapai tujuannya, perencanaan juga memiliki peranan penting lainnya, seperti:

a)      Untuk mengkooordinasikan usaha-usaha

Didalam suatu organisasi pekerjaan-perkerjaan dilakukan individu dan kelompok yang memiliki tujuan dan kepentingan yang berbeda-beda. Maka perlu dilakukan koordinasi, agar tujuan dan kepentingan itu tidak keluar dari tujuan organisasi.

b)      Untuk mengatasi perubahan

Dengan adanya perencanaan yang matang maka perubahan-perubahan potensial yang akan terjadi akan dapat diantisipasi secepat mungkin.

c)      Untuk pengembangan manajer

Manajer harus bertindak proaktif dan membuat hal-hal terjadi dan bukan sebaliknya, bertindak rekatif dan membiarkan hal-hal terjadi. Tindakan perencanaan akan mempertajam kemampuan manajer untuk berfikir ketika mereka mempertimbangkan gagasan-gagasan abstrak dan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi.

d)      Untuk pengembangan standar kinerja

Keberhasilan yang dicapai pada masa lalu akan menjadi standar kinerja untuk masa yang akan datang. Tanpa perencanaan, standar performa mungkin menjadi tidak rasional dan subjektif.

Sifat perencanaan yang baik

Dalam sebuah perencanaan juga perlu memperhatikan sifat rencana yang baik. Sifat rencana yang baik yakni :

1.      Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-berbeda dapat ditiadakan.

2.      Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang sebenarnya bila ada perubahan maka tidak semua rencana diubah dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.

3.      Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap harus ada dalam pertimbangan.

Proses Perencanaan

Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.

Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin meningkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama untuk sub unit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek. Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencanaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para manajer untuk mengerti peranan perencanaan secara keseluruhan. Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :

1.      Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.

2.      Merumuskan keadaan saat ini.

3.      Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

4.      Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

Kegunaan Perencanaan

Dibandingkan dengan fungsi-fungsi yang lain, perencanaan sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut. Adapun kegunaan dari pada perencanaan adalah :

1.      Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang.

Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah, oleh karena itu diperlukan adanya perencanaan. Sebelum melakukan sesuatu untuk waktu yang akan datang, lebih dulu dibuat suatu pedoman atau dasar atau standard dimana standard ini dapat dipakai sebagai ukuran. Walaupun demikian sering terjadi bahwa kejadian-kejadian di masa mendatang kurang sesuai atau timbul penyimpangan dari rencana semula. Dalam hal ini, yang penting adalah memilih suatu cara yang dianggap paling tepat untuk mencapai tujuan.

2.      Mengarahkan Perhatian Pada Tujuan,

Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan demikian jelaslah bahwa perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan tersebut. Perencanaan yang baik akan memberikan arah dari masing-masing bagian dalam organisasi menuju kepada satu sasaran/tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Memperingan Biaya,

Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

4.      Merupakan Sarana Untuk Mengadakan Pengawasan,

Hasil kerja yang telah dicapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan. Seperti telah di uraikan di muka, bahwa pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yang telah direncanakan.

Langkah-Langkah Penyusunan Perencanaan

Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun perencanaan adalah sebagai berikut :

1.      Menetapkan tujuan

Dibuat tujuan secara umum kemudian baru di pecah-pecah menjadi beberapa tujuan untuk masing-masing bagian.Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu  titik akhir tentang apa yang dikerjakan.Selain itu tujuan menggambarkan pula tentang apa yang harus dicapai setelah dibuatnya pola kerja(network) dari pada kebijakan,strategi,prosedur,aturan,anggaran dan program.

2.      Menyusun anggapan-anggapan (premising)

Menciptakan,mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan.Langkah ini merupakan salah satu prinsip pokok dari perencanaan akan lebih tekoordinir apabila makin banyak individu yang terlibat didalam perencanaan,dimana mereka berusaha untuk mengetahui dan menggunakan anggapan secara acak.Anggapan yang dicari adalah anggapan yang diperkirakan dapat memberikan pengaruh terhadap suatu rencana.

3.      Menentukan berbagai alternative tindakan

Ada cara-cara yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan ada pula ada yang sudah sesuai.Agar tujuan tercapai sebaiknya dipilih cara-cara yang sesuai.

4.      Mengadakan penilaian terhadap alternatif tindakan yang sudah dipilih.

Dalam langkah keempat ini dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu.

5.      Mengambil keputusan

Setelah diadakan penilaian dengan mengadakan pembanding serta pertimbangan-pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternatif, barulah diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan.

6.      Menyusun rencana pendukung

Di buatnya suatu perencanaan membutuhkan dukungan dari perencanaan yang lain. Contohnya Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA) telah memutuskan untuk menambah kereta api baru pada jalur-jalur di jawa dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan angkutan kepada masyarakat.Adanya rencana tersebut PJKA masih harus merencanakan jumlah kebutuhan tenaga kerja yang melayani Kereta api tersebut , pemeliharaan, jadwal perjalanan.

Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya .

Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantungdan berinteraksi.

Ø  Pengorganisasian dan penyusunan personalian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

Ø  Pengarahan Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.

Ø  Pengawasan Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering d sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

Tipe-Tipe Perencanaan

Pengklasifikasian perencanaan telah banyak dilakukan oleh para ahli. Apapun bentuk pengklasifikasian itu, perencanaan jelas saling terkait antara satu jenis perencanaan lainya.beberapa tipe-tipe perencanaan yang dimaksud

Perencanaan berdasarkan jangkauan dibagi menjadi dua, yaitu:

• Rencana strategic adalah rencana yang diterapakan pada organisasi secara keseluruhan dan mnetapkan tujuan keseluruhan oraganisasi. Rencana strategis dapat dipandang sebagai rencana secara umum yang menggambarkan pengalokasian sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
• Rencana operasional adalah rencana yang meliputi area operasional tertentu dari sebuah organisasi.

Perencanaan berdasarkan kerangka waktu terbagi menjadi dua yaitu:    

• Rencana jangka panjang adalah rencna yang mempunyai jangka waktu lebih dari 3 tahun.
• Rencana jangka pendek adalah rencana yang berjangka waktu kurang dari 1 tahun.

Perencanaan berdasarkan spesifisitas terdari dari dua yaitu:

• Rencana spesific adalah rencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak memberikan ruang bagi interpretasi.
• Rencana fleksibel yang menentukan panduan umum, memberikan fokus tetapi tidak membatasi manajer padaa tujuan spesifikasi atau serangkaian tindakan

Perencanaan berdasarkan frekuensi penggunaan , dibagi menjadi dua yaitu:

• Rencana sekali pakai adalah rencana satu kali yang secara spesific didisain untuk memenuhi kebutuhan dalam situasi yang unik.
• Rencana siaga adalah rencana berkelanjutan yang memberikan panduan untuk aktivitas yang dilakukan

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE – YogyakartaStoner, James A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga – JakartaGriffin. 2003. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga - Jakarta